MKI in een aanbesteding: hoe werkt dat in de praktijk?

Steeds meer publieke opdrachtgevers willen de milieu-impact van GWW-projecten meewegen bij de aanbesteding. De Milieukostenindicator (MKI) maakt dat mogelijk.

Met MKI kunnen inschrijvingen niet alleen worden beoordeeld op prijs en traditionele kwaliteitscriteria, maar ook op de milieu-impact van materialen, ontwerp en uitvoering. Toch is “we nemen MKI mee” niet genoeg. Een goede MKI-aanbesteding vraagt om een duidelijke referentie, uniforme rekenregels, een stimulerende gunningsmethodiek en controle na gunning. Eco Monitor werkt daarom met een standaard proces waarin de verschillende stappen van aanbesteding tot monitoring op elkaar aansluiten.

Wat is MKI in een aanbesteding?

De Milieukostenindicator drukt verschillende milieueffecten gedurende de levenscyclus uit in één financiële indicator. Binnen een GWW-aanbesteding kan MKI onder andere worden gebruikt als:

• instrument om ontwerpvarianten te vergelijken;
• maximale milieuprestatie;
• gunningscriterium;
• onderdeel van BPKV;
• toets op prestatiebelofte;
• effect monitoring.

Wanneer MKI als gunningscriterium wordt gebruikt, krijgt een inschrijver met een betere milieuprestatie een voordeel bij de beoordeling. PIANOo beschrijft MKI als een mogelijk kwaliteitsonderdeel binnen BPKV. Een lagere MKI kan daarbij leiden tot een gunningsvoordeel.

Stap 1: bepaal de spelregels

Een goede MKI-aanbesteding begint niet bij de inschrijver. De opdrachtgever moet eerst bepalen wat precies wordt beoordeeld. Leg onder andere vast:

• welke onderdelen binnen de MKI-scope vallen;
• welke hoeveelheden worden gebruikt;
• welke methodiek geldt;
• welke milieudata zijn toegestaan;
• welke dataversie moet worden gebruikt;
• hoe transport wordt meegenomen;
• hoe bouwmaterieel wordt verwerkt;
• welke bewijsstukken worden verlangd;
• hoe wijzigingen tijdens uitvoering worden behandeld.

Deze afspraken horen thuis in de aanbestedingsleidraad, contractdocumenten en bijbehorende rekeninstructies. Hoe duidelijker de spelregels, hoe kleiner het risico dat inschrijvers verschillende uitgangspunten hanteren.

Stap 2: bereken de referentie-MKI

Daarna wordt de milieuprestatie van de standaardoplossing bepaald. Dit is de referentieberekening. PIANOo adviseert een MKI-baseline van het standaard- of referentieontwerp te maken om aanbiedingen op een eerlijke manier te kunnen vergelijken.

Bij een RAW-bestek kan de referentie bijvoorbeeld worden opgebouwd uit de hoeveelheden uit het bestek en de relevante product-MKI’s. Bij een geïntegreerd contract kan een referentieontwerp de basis vormen. De referentieberekening laat zien:

• waar de grootste milieu-impact zit;
• welke materialen dominant zijn;
• waar marktpartijen kunnen verbeteren;
• welk verbeterpotentieel realistisch lijkt.

Zonder deze analyse is het moeilijk om een goed gunningsmodel te ontwerpen.

Stap 3: bepaal een stimulerende weging

Dit is een van de belangrijkste onderdelen van de aanbesteding. Als een marktpartij geld moet investeren om de MKI te verlagen, moet daar voldoende gunningsvoordeel tegenover staan. Anders ontstaat een simpele economische afweging: de duurzame maatregel kost meer dan deze bij de aanbesteding oplevert.

PIANOo noemt drie mogelijke vormen:

1. MKI omzetten naar een financieel bedrag dat wordt meegenomen in de evaluatieprijs;
2. een fictieve korting geven voor een lagere MKI;
3. de MKI vertalen naar een kwaliteitsscore.

Welke methode het beste werkt, hangt af van het project. Belangrijker dan de gekozen vorm is de sterkte van de prikkel.

Een eenvoudige illustratie

Stel dat de referentie-MKI van een project €100.000 bedraagt. Een aannemer kan door een andere materiaalkeuze de MKI terugbrengen naar €85.000, maar deze oplossing kost in werkelijkheid €20.000 extra. Wanneer de aanbestedingssystematiek voor die MKI-verbetering slechts €5.000 fictief voordeel geeft, zal de maatregel vanuit gunningsperspectief weinig aantrekkelijk zijn. Een opdrachtgever moet daarom vooraf verschillende scenario’s doorrekenen. Zo wordt duidelijk welk type verduurzaming de gekozen systematiek werkelijk stimuleert.

Stap 4: laat alle inschrijvers volgens dezelfde methode rekenen

Tijdens de inschrijving moet een vergelijking tussen appels en appels ontstaan. Dat vraagt om een uniforme rekenwijze.

De project-MKI is de milieu-impact van het project als geheel. Volgens PIANOo wordt deze opgebouwd uit de impact van de toegepaste materialen en relevante onderdelen van het project. Een referentieberekening kan hiervoor als baseline dienen.

Eco Monitor werkt met standaard rekenmodules waarmee alle inschrijvers dezelfde structuur en uitgangspunten gebruiken. Hierdoor wordt de beoordeling eenvoudiger en worden verschillen beter herleidbaar. (eco-monitor.nl)

Dat voorkomt dat een lage MKI het resultaat is van een andere scope of rekenaanpak in plaats van een daadwerkelijk duurzamer aanbod.

Stap 5: beoordeel meer dan alleen het eindcijfer

Een MKI-score is nuttig, maar een opdrachtgever moet begrijpen hoe deze tot stand is gekomen. Controleer daarom bijvoorbeeld:

• gebruikte materialen;
• gekozen milieuverklaringen;
• hoeveelheden;
• transportafstanden;
• materieelinzet;
• levensduur;
• vervangingen;
• eindelevensduurscenario’s.

Ook Stichting Nationale Milieudatabase benadrukt dat het zinvol is niet alleen naar de totale MKI-score te kijken. Een totaalscore kan verschillen tussen impactcategorieën en levensfasen verbergen.

Voor de aanbestedingsbeoordeling is bovendien belangrijk dat de berekening aansluit op de contractuele spelregels.

Stap 6: leg de aangeboden MKI contractueel vast

Na gunning wordt de aangeboden milieuprestatie een projectverplichting. Dat betekent dat duidelijk moet zijn wat er gebeurt wanneer:

• een materiaal wijzigt;
• een leverancier verandert;
• hoeveelheden afwijken;
• een ander type materieel wordt ingezet;
• een voorgestelde duurzame maatregel niet haalbaar blijkt.

Wanneer hierover niets is vastgelegd, kan tijdens uitvoering ongemerkt een andere milieuprestatie ontstaan dan tijdens de aanbesteding is aangeboden.

Stap 7: controleer tijdens de uitvoering

De verificatie hoeft niet te wachten tot de oplevering. Door tijdens de uitvoering relevante gegevens bij te houden, kunnen afwijkingen tijdig worden gesignaleerd.

Denk aan:

• daadwerkelijk geleverde producten;
• hoeveelheden;
• transport;
• materieel;
• wijzigingen;
• bewijsstukken van leveranciers.

Hierdoor wordt de as-built berekening uiteindelijk een logische afsluiting van het proces in plaats van een reconstructie achteraf.

Stap 8: maak een as-built MKI

Na uitvoering wordt berekend wat daadwerkelijk is gerealiseerd. Deze as-built MKI kan worden vergeleken met:

• de referentie;
• de aangeboden MKI;
• de uiteindelijke contractprestatie.

Eco Monitor heeft dit als vaste stap opgenomen in de aanbestedingsaanpak. De aannemer levert voortgangsinformatie en een eindrapport aan waarmee kan worden getoetst of de beloofde milieuprestatie is gerealiseerd. (eco-monitor.nl)

Dit is essentieel wanneer een lage MKI tijdens de aanbesteding financieel voordeel heeft opgeleverd.

Stap 9: gebruik de resultaten voor monitoring

Na de oplevering ontstaat waardevolle data. Hoeveel lager was de gerealiseerde MKI dan de referentie? Welke maatregelen hebben het meeste effect gehad? Welke materialen zijn daadwerkelijk toegepast?

Wanneer die gegevens over meerdere projecten worden verzameld, kan een organisatie de stap maken van projectsturing naar organisatiesturing. Dan wordt MKI bruikbaar voor beleidsvragen zoals:

• Welke projecten leveren de grootste reductie?
• Waar liggen de grootste verduurzamingskansen?
• Welke maatregelen zijn kosteneffectief?
• Hoe ontwikkelen onze prestaties zich door de jaren?

Hier ligt uiteindelijk een belangrijk voordeel van een uniforme MKI-aanpak.

MKI als eis of als gunningscriterium?

Beide zijn mogelijk, maar ze hebben een ander effect. Een eis bepaalt het minimale niveau waaraan iedere inschrijver moet voldoen. Een gunningscriterium beloont partijen die beter presteren dan de minimale eis. Een combinatie kan daarom sterk zijn: de ondergrens wordt geborgd en marktpartijen krijgen tegelijkertijd ruimte om verder te verbeteren. Welke combinatie geschikt is, hangt af van de markt, het project, de beschikbare alternatieven en de doelstellingen van de opdrachtgever.

Veelgemaakte fout: te laat beginnen

Wanneer MKI pas wordt toegevoegd zodra het bestek vrijwel gereed is, zijn veel keuzes al gemaakt.

De grootste milieu-impact wordt vaak beïnvloed door:

• ontwerp;
• materiaalhoeveelheden;
• levensduur;
• gekozen constructie;

Daarom loont het om al in de ontwerpfase een eerste MKI-berekening te maken. De aanbesteding wordt vervolgens een volgende stap in een proces dat al eerder is begonnen.

Van MKI-berekening naar aantoonbaar resultaat

Een succesvolle MKI-aanbesteding draait niet om één getal. Het gaat om een keten van beslissingen:

referentie → spelregels → stimulering → inschrijving → uitvoering → verificatie → monitoring

Als één van die onderdelen ontbreekt, neemt de waarde van de andere onderdelen af en leidt dit in potentie zelfs tot problemen. Eco Monitor ondersteunt publieke opdrachtgevers bij deze volledige aanpak, met uniforme rekenmodules, contractdocumenten en begeleiding van referentieberekening tot monitoring.

Wilt u MKI toepassen in een komende aanbesteding? Neem contact op met Eco Monitor om uw project en aanbestedingsstrategie te bespreken.